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四川省体育局机关档案管理规定

来源:    发布时间:2021-07-01    责任编辑:体育局办公室

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第一章

第一条 为加强省体育局机关档案管理工作,推进机关档案科学、规范管理,更好为机关工作服务,根据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》《机关档案工作条例》等法律法规,制定本规定。

第二条省体育局机关档案是指过去和现在省体育局在公务活动中直接形成的,对国家和社会具有查考、利用和保存价值的文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。

第二章档案的管理与收集

第三条省体育局机关档案由档案室集中统一管理。各处(室)应指定1名兼职档案人员,负责本处(室)每年文件材料的整理和移交工作。任何人不得拒绝归档或据为己有。

第四条具有保存价值的下列材料,应当纳入归档范围:

(一)机关在日常公务活动中形成的归档文件材料;

(二)机关设立临时机构处理专项工作、处置突发事件、举办重要活动等形成的归档文件材料;

(三)机关承担重大赛事活动、重大建设项目等形成的归档文件材料;

(四)重大活动、重大突发事件形成的文件材料;

(五)机关会计资料;

(六)机关所属机构撤销形成的归档文件材料;

(七)具有保存价值的其他载体资料(电子文件、照片、录音、录像、实物等)。

第五条归档文件应为当年办理完毕、签章手续完备、组件齐全完整的原始材料(原件),包括纸质和电子文件材料。跨年度办理的文件归入办结年。

第六条各处(室)要遵循“谁形成、谁收集、谁归档”的原则,负责对本处(室)形成的文件材料进行收集,并对归档文件材料的真实性、准确性和完整性负责。兼职档案人员要定期(月度、季度、半年度)收集本处(室)应归档文件材料,及时做好登记、保管工作。

第七条 按照“双套制”移交与接收管理规定,纸质文件和电子文件(包括但不限于wordexcelpdf格式)应同时收集归档。通过办公系统办理的文件,应当打印一份组件齐全完整的彩色模式纸质文件归档,电子文件同步下载移交归档。

第八条 重大赛事活动、突发事件、建设项目及其他活动形成的专题档案及具有保存价值的其他载体(包括电子文件、照片、录音、录像、实物)档案,按照《机关档案管理规定》等相关要求进行整理归档。

第三章档案的移交

第九条各处(室)将当年形成的归档文件材料整理完毕后,应当在第二年3月底前向档案室全部移交。当年形成的会计档案由财务室保管一年后,于第二年向档案室移交。

第十条 移交归档文件材料时应编制目录清单,双方清点核对无误后办理交接手续;对残缺不齐、组件不规范、签章手续不完备等情况的文件,退还相关处(室)整改后再移交。

第十一条 机关各处(室)人员因工作晋升、调岗、退休、离职、辞退等原因离开现工作岗位,应主动移交所保管的全部文件材料,并办理相应的移交手续;如有逾期未归还的档案材料应及时归还。

第四章档案的整理

第十二条档案整理要遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同保存价值,便于保管和利用。

第十三条档案整理应遵循以下要求:

(一)以“件”为单位进行归档;

(二)按年度保管期限机构(问题)三级分类;

(三)文件首页加盖归档章并填写全宗号、机构(问题)、年度、保管期限、件号、页数,件号按不同机构(问题)统一编号;

(四)按年度、保管期限、机构(问题)逐件进行计算机著录,并打印归档文件目录一并装入档案盒;

(五)完成归档文件著录后形成计算机检索目录,同步编制手工检索目录。

(六)档案装盒并填写盒脊信息及备考表,按照“从上至下、从左至右”原则上架排序。

第五章档案的利用

第十四条 省体育局机关档案主要为本机关各处(室)服务。利用机关档案须严格履行档案查阅审批手续。

第十五条利用非涉密未公开的文书档案,须经所在处(室)负责人签批同意后方可查阅;利用涉密档案需履行严格的审批手续,机密级以下的档案必须由查阅处(室)负责人签字,分管领导审批;利用机密级以上(含机密级)的档案必须由处(室)负责人签字,分管领导和主要领导审批。利用涉密档案须由涉密人员经办。

第十六条利用会计档案须由财务负责人签批同意后方可查阅,且必须由财务人员、档案室管理人员陪同查阅。

第十七条 利用其他门类档案(包括电子文件、照片、录音、录像、实物等档案),必须符合信息公开、保密管理相关规定。

    电子档案与传统载体档案具有同等效力,不符合信息公开、保密管理要求的电子文件,禁止以任何形式传输到到网络上。

第十八条省体育局系统各直属单位或其他部门(单位)确因工作需要利用省体育局非涉密未公开的档案,经办人须出具所在工作单位介绍信或填写档案查阅审批表,同时提供身份证件(工作证、身份证),并履行查阅审批手续。

非本单位人员利用的档案须由涉及局机关相关处(室)业务工作的负责人审批同意方可查阅,涉密档案一律不准查阅。

第十九条 档案原件不外借,只提供复制件。确因工作需要借用档案原件,档案室须留存复制件备查,原件由借用人员妥善保管使用,不得损坏、丢失,严禁在档案上进行圈划、涂改等;借用原件时间不得超过3天;延长借用时间需办理续借手续,最多不超过7天;特殊情况需长时间借用,借阅人员要作书面情况说明并明确借用期限。归还时,经档案工作人员核查无误后销账。

第六章 档案的开放鉴定审核

第二十条根据《中华人民共和国档案法》规定,档案应当自形成之日起满25年向社会开放,省体育局机关应当依法对档案进行开放鉴定审核。

第二十一条档案的开放鉴定审核应当由档案鉴定工作领导小组成员共同负责鉴定,并提出鉴定意见。

档案鉴定工作小组成员由分管领导、相关处(室)负责人和档案管理人员组成。

第七章 档案的销毁

第二十二条非移交进省档案馆的档案,保管期限到期后,应组织档案鉴定工作小组成员对到期档案进行鉴定,编造文件销毁清册,提出存毁意见,并向分管领导作销毁报告,同时报送省档案局,经批准后方可销毁。

第二十三条为防止档案遗失和泄密,销毁档案应在指定地点销毁,同时应派两人以上进行监销,销毁人、监销人、批准人、鉴定小组成员均应在销毁清册上签字。

第二十四条 机关各处(室)人员要提高保密意识,禁止将办理完毕的文件材料或历次修改稿当作废品随意处理。经鉴定确认无存档价值后,应打包暂存资料库房,由办公室负责安排指定地点集中统一销毁。

第二十五条电子档案和档案数字化副本扫描件的销毁要严格履行电子档案销毁的有关规定和要求。

第八章 工作纪律

第二十六条档案管理人员和利用人员要严格遵守《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》等有关法律法规规定,禁止随意损毁、丢失、涂改、伪造、出卖、转让、倒卖、赠送未公开的档案;未经批准,不得擅自提供、抄录、公布、销毁属于本单位未公开的档案。

以上行为造成一切后果,按照相关规定严肃处理。

第九章

第二十七条本规定由局办公室负责解释,自印发之日起施行。